V dnešním
světě „buzz words“ jde o poněkud netradiční název, stejně jako „metoda“ je asi
příliš silné slovo. Jde spíše o myšlenku, jak by se dala organizovat nejen
práce, ale v podstatě život jako takový, v kontrastu s klasickými
poučkami na zvyšování produktivity.
Spousta
autorů zabývajících se tématem sebe-řízení nezapomíná ve svých dílech zmiňovat
potřebu odpočinku a nějakého druhu relaxace. Nemůžu si pomoct, ale obvykle je
to uvedeno jen jaksi mimoděk, neboť to hlavní o co jde, je být produktivnější,
efektivnější, organizovanější. Stejně tak čtenáři a posluchači se zaměřují jen
na tu část, jak se v něčem zdokonalit, o čemž to samozřejmě je, ale přijde mi stále důležitější se zabývat tím,
do kdy je ta snaha o vyšší výkonnost ještě zdravá a kdy už to přesahuje hranici
snesitelnosti.
Už jen
z názvu „Až to dojim“ vyplývá jistá flegmatičnost až možná laxnost, ve
skutečnosti ale mojí myšlenku organizace práce a života vystihuje docela přesně
a nemá s laxností nic společného. Navíc se vztahuje k veselé příhodě
z dob mého rebelantství na základní škole.
V první
řadě, pokud se chce člověk zamýšlet, jak by dostal věci více pod kontrolu
(možná by se hodil příměr k oblíbeným GTD technikám – něco jako GTUC -
Getting things under control), je potřeba nejdříve mít v sobě alespoň
trochu ambicí. Je třeba mít v sobě
touhu dělat, co mě baví a být v tom dobrý, bez toho pak totiž člověk
asi nějaké metody sebe-řízení příliš řešit nemusí, resp. tuto by si možná vyložil
jako prostředek k nicnedělání. Mířím tedy spíše na lidi, kteří toho naopak
mají tendenci brát na sebe moc a pak se v tom topí.
Rozhodl jsem
se to celé raději rozdělit na pár dílů a jednotlivé myšlenky trochu rozvést.
V prvním díle se chci věnovat tomu, co považuju za základ a co mně osobně hodně
pomohlo - začít od pořádku u sebe, tedy
na pracovišti, v domácnosti, a tak nějak v životě obecně.
Považuju se
za člověka s poměrně krátkou a ne zrovna pevnou koncentrací, snažím se
proto mít kolem sebe co nejméně věcí, které by mě rušily. Čili všemožné
časopisy, brožury, i papíry s úkoly – pryč s tím. Lepší je ale příliš
se tiskovinami nezaplavovat a hodně se rozhodovat, co má smysl si předplatit či
koupit, a jaké informace naopak raději čerpat třeba přes Twitter, RSS apod. Podobně
bych zúčtoval s ikonami na ploše, záložkami v prohlížeči apod. Když si člověk najde chvilku na to, aby se
zamyslel, co opravdu potřebuje a jak často vlastně co využívá, dojde mnohdy
k tomu, že je obklopen blbostmi, které ho jen rozptylují a zdržují.
Dříve jsem
si každý den dal na stůl malý papírek se seznamem úkolů, které chci ten den
udělat. Mnohdy pak člověk skončil pracovní den s tím, že mu na papírku stejně
něco neproškrtaného zůstalo. Zjistil jsem, že požitek z odškrtnutí nějakého hotového úkolu rozhodně nevyvažuje
nepříjemný pocit, když člověk nestihl vyřešit a proškrtat vše. To se
pochopitelně dělo, neboť jak to tak chodí, v práci se střídají období
klidu s náhlými návaly práce, kdy každý volá a něco potřebuje. Důležité je
nepodlehnout zdánlivé akutnosti, kterou se na vás občas někdo snaží hodit,
resp. rozlišit, zda to opravdu akutní je a musí se to udělat okamžitě (velmi
zřídka), nebo jestli to počká při nejmenším do dodělání aktuální řešené
záležitosti. Malé papírky jsem nicméně ponechal minulosti a dnes používám
systém, kdy mám jeden A5 papír a na něm vypsáno vše, co je třeba udělat
v blízké době, nicméně nehoří to. Postupně už i toto měním a přesouvám
tyto úkoly a poznámky do Gmailu, který
stále více používám k organizaci pomocí
Google Tasks a štítků s nápisy „K vyřízení“ a „Čekám na odpověď“, které
přidávám vybraným mailům. Tenhle nástroj mi v důsledku ušetřil kvantum
času. Na záležitosti jako schůzky či jiné s přesně určeným časem, se mi po
létech laborování nakonec nejvíce osvědčil klasický papírový diář. Věci jako
upomínky v mobilu používám výjimečně, zpravidla zvoní stejně nevhod; i
když někdy je třeba něco udělat přesně v daný čas, takže hodit se to může.
Na stole mám
pak v jednom štosu veškeré věci k vyřízení. Každý den ráno si takto
projedu všechny papíry tam umístěné a seřadím je dle priority,
s nejdůležitějšími na vrchu. Úkoly
tak nemám ten den definované – ty, které opravdu je nutné daný den splnit, jsou
nahoře; ostatní čekají, až se k nim prokoušu. Multitasking takového
kalibru, aby se vám na stole válely třeba tři papíry, každý týkající se jiného
úkolu, a vy se snažili řešit všechny najednou, je buď nesmyslný, neboť tímto
způsobem se nic nedá udělat pořádně, nebo jste rovnou na nejlepší cestě do
blázince. Přesto jsou pracovní stoly (můj kdysi také) a kanceláře jako takové často
zavaleny změtí papírů a tiskovin, o kterých nikdo neví, kde se tam vzaly, proč
tam vlastně jsou a co s nimi. O něčem bych věděl - krb, sběr nebo koš. Mnoho lidí si tímto zmatkem hraje na supermany
a asi se snaží vzbudit dojem – tohle všechno já stíhám. Někteří lidé jsou schopni
multitaskingu více, jiní méně, přesto vše má své hranice a a priori považuju
snahu o multitasking za zdroj největších chyb a omylů. Naučil jsem se, že nemá
smysl dělat si hromádku papírů pro každou agendu zvlášť. Nebojte se spojit
klidně úplně odlišné záležitosti do jednoho štosu, protože je stejně budete
řešit postupně. A hlavně – při řešení jednoho úkolu zapomeňte na ostatní, které
čekají na vyřízení. Ty jakoby v tu chvíli neexistovaly a existovat začnou,
až když si na ně uděláte čas, jinak se nikdy nebudete soustředit na to, co je
třeba. Osobně jsem se při tomto způsobu organizace nikdy nesetkal
s tím, že bych něco nestihnul. Naopak, leckdy jsem se díky větší pohodě a
klidu při řešení úkolů dostal i k věcem, které jsem nečekal, že ještě ten
den zvládnu.
Přemýšlím
nad smysluplným závěrem a napadá mě hlavně pravidlo: Sami si určujeme, co je důležité a kdy a jak se tomu budeme věnovat.
Stejně jsme schopni dělat v jeden moment pořádně jen na jedné věci a není
tedy třeba být v tu chvíli obklopeni hromadou dalších – nacpěte to do
jednoho štosu, dobře zvažte, jestli je opravdu třeba to tam mít a jestli by se
daný papír více nevyjímal v koši, a nakonec jakou má co důležitost. Okolo vás pak není nic rušivého, co se
snaží na sebe strhnout vaší pozornost – je to pěkně schované pod důležitějšími
záležitostmi a poslušně čeká, až se k tomu dostanete, neboť vy jste ti,
kdo věci řídí, ne naopak. Pro někoho možná staré pravdy, v tom případě
opakování – matka moudrosti. Někomu také může vyhovovat něco úplně jiného.
Co vy, jak
řešíte správu svých úkolů atd., a jak jste s tím spokojeni?
